"Krok po kroku"

Wyjazd na studia w ramach programu Erasmus +

czyli informacje dla studentów pragnących skorzystać z wyjazdu na studia w ramach Programu Erasmus +


KROK I
Zapoznanie się z zasadami programu (Regulamin wyjazdów w ramach Programu ERASMUS +, Wyjazdy Studentów na Studia).
Przystąpienie studenta do procesu naboru poprzez złożenie odpowiedniej dokumentacji.


KROK II
Zakwalifikowanie studenta przez Komisję Kwalifikującą AWF


KROK III
Kontakt studenta z Pełnomocnikiem Rektora ds. współpracy z zagranicą/Uczelnianym Koordynatorem programu Erasmus


KROK IV
Kontakt studenta z uczelnia przyjmującą
Student po uzyskaniu informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd jest zobowiązany do sprawdzenia na stronie uczelni partnerskiej bądź bezpośrednio u koordynatora programu Erasmus uczelni partnerskiej  wszelkich dostępnych informacji dotyczących organizacji pobytu w ramach programu Erasmus (procedura aplikacyjna, terminy zgłoszeń, oferta programowa, zakwaterowanie, rozkład roku akademickiego itp.).
Uczelnia partnerska może wymagać, aby koordynator programu Erasmus na AWF Katowice przesłał oficjalną nominację studenta mającego podjąć studia w danej placówce i o tym fakcie należy niezwłocznie poinformować Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą.


KROK V
Przygotowanie dokumentów dla uczelni partnerskiej:
•    Formularz zgłoszeniowy (Application Form)
Każda uczelnia partnerska posiada swój formularz zgłoszeniowy dla studentów zagranicznych. Dokument ten można znaleźć na stronie uczelni przyjmującej lub w  Dziale Nauki i Współpracy z Zagranicą AWF Katowice. Formularz powinien zostać wypełniony wyraźnym, drukowanym pismem (lub komputerowo). Uczelnia partnerska określa ściśle daty przyjęcia formularzy. Jeżeli dokumnetacja zostanie przez studenta przygotowana po terminie może nie zostać przyjęta.
•    Porozumienie o programie studiów (Learning agreement)
„Porozumienie o programie zajęć” (Learning Agreement) to umowa między studentem, AWF Katowice i uczelnią przyjmującą (partnerską), określająca program zajęć, w jakich uczestniczyć ma student w uczelni partnerskiej oraz liczbę punktów ECTS, jaka będzie przyznana za ich zaliczenie. Porozumienie jest podstawą uznania okresu studiów odbytego w zagranicznej uczelni. Dokument ten musi zostać podpisany przez wszystkie trzy strony przed wyjazdem studenta, a jego kopię powinna otrzymać każda ze stron. Do "Porozumienia" można wprowadzić zmiany pod warunkiem, że zostaną one zaakceptowane przez obie uczelnie i studenta (zmiany te powinny mieć formę pisemną).
Pełne zrealizowanie uzgodnionego programu studiów gwarantuje automatyczne zaliczenie studiów/ zajęć przez AWF Katowice.
Przygotowując Porozumienie o programie studiów należy starać się, aby jak najlepiej odpowiadał on programowi AWF. Jednak, z powodu różnic w programie oraz w harmonogramie studiów, pewne zmiany są nieuniknione. Z tego względu zakwalifikowani na wyjazd studenci powinni uzyskać u odpowiedniego prodziekana danego wydziału zgodę na Indywidualny Tok Studiów.
•    Inne
Student jest zobowiązany do przygotowania wszystkich dokumentów wskazanych przez daną uczelnię partnerską, może to być również ksero paszportu, wypis z toku studiów, certyfikat językowy, kopia ubezpieczania
Student zobowiązany jest dostarczyć do Działu Nauki i Współpracy z Zagranica oryginały dokumentów oraz ich kserokopie w określonym czasie.
 Koordynator odsyła doniesiony komplet oryginalnych dokumentów do uczelni partnerskiej.
 

KROK VI

Kontakt uczelni przyjmującej ze studentem

•    Pisemne potwierdzenie przyjęcia na studia w ramach Programu Erasmus
•    Podpisanie Porozumienia o programie studiów (Learning agreement)


KROK VII

Formalności w kraju
•    Ubezpieczenie zdrowotne
Student wyjeżdżający w ramach programu Erasmus zobowiązany jest do ubezpieczenia się od kosztów leczenia oraz następstw nieszczęśliwych wypadków. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ na prośbę i podanie studenta oraz na podstawie zaświadczenia od koordynatora AWF.
Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków, które jest wykupywane w dobrowolnym towarzystwie ubezpieczeniowym (np. karta Euro 26, Planeta Młodych, ISIC). Karta EKUZ nie funkcjonuje w Turcji.
•    Osobiste konto bankowe – walutowe i złotówkowe – na odpowiednim formularzu
Wypłata stypendium realizowana jest po podpisaniu umowy między studentem a AWF .
•    Podpisanie umowy na wyjazd z AWF
Umowa podpisywana przez studenta z uczelnią zawiera szczegółowy zakres zobowiązań.
•    Karta studenta ERASMUSA
Karta studenta ERASMUSA to wykaz podstawowych praw i obowiązków studentów wyjeżdżających w ramach Erasmusa. Należy zapoznać się z jej treścią, przestrzegać nałożonych obowiązków i domagać się przysługujących praw.
 

KROK VIII
Pobyt za granicą
•    Zmiany do Porozumienia o programie studiów (Learning agreement)
W przypadku zaistnienia w programie studiów na uczelni przyjmującej jakichkolwiek zmian mogących mieć wpływ na wypełnienie przez studenta zobowiązań wynikających z obowiązującego Learning Agreement, student musi niezwłocznie:
1. Skontaktować się drogą elektroniczna z Prodziekanem, zajmującym się koordynowaniem programu Erasmus (właściwy ze względu na wydział), podając informację o proponowanych zmianach do Learning Agreement – kursach, które chce skasować oraz dodać.
2. Na podstawie otrzymanych drogą elektroniczną informacji Prodziekan podejmuje decyzję o zatwierdzeniu zmian oraz o ewentualnych zmianach w różnicach w standardach kształcenia.
3. Po zatwierdzeniu zmian wypełnić drugą stronę Learning Agreement wprowadzając odpowiednie zmiany poprzez wypisanie kursów usuwanych i dodawanych.
4.  Zmiany w Learning Agreement przesłać pocztą do Prodziekana oraz kopię dokumentu do Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą. Dokumenty powinny być podpisane przez studenta oraz uczelnię przyjmującą.
Zaniedbanie aktualizacji Learning Agreement może skutkować brakiem uznania okresu studiów po powrocie do uczelni macierzystej a w skrajnych przypadkach - koniecznością zwrotu otrzymanego stypendium.
•    Skrócenie pobytu
Jeżeli student zaliczył zajęcia, które były ustalone w Porozumieniu o programie zajęć (Learning Agreement), może skrócić pobyt za granicą. Student musi jednak być pewny, że ma wymagane zaliczenia i egzaminy, a tym samym spełnił warunki umowy z uczelnią dotyczącą programu dydaktycznego (jest to bardzo ważne ze względu na zaliczenie okresu studiów przez AWF Katowice). Skrócenie pobytu może wiązać się z koniecznością zwrotu części stypendium, gdyż stypendium można otrzymać tylko za taki okres, jaki rzeczywiście spędziło się w uczelni partnerskiej.
•    Przedłużenie pobytu
Przedłużenie pobytu w uczelni partnerskiej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Nie można przedłużyć pobytu na kolejny rok akademicki, nawet bez otrzymania grantu. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach jednego roku akademickiego należy uzyskać zgodę uczelni partnerskiej i macierzystej, uzgodnić „Porozumienie o programie zajęć” na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy.
Studenci przedłużający pobyt na drugi semestr mogą, ale nie muszą otrzymać dodatkowe dofinansowanie.
 

KROK IX
Powrót ze stypendium
•    Wykaz zaliczeń  (Transcript of records)
Jest to wykaz wszystkich przedmiotów/zajęć, w których student uczestniczył w uczelni zagranicznej wraz z uzyskaną liczbą punktów ECTS oraz ocenami przyznanymi zgodnie ze skalą stosowaną w danej uczelni, a także zgodnie ze skalą ECTS.
Wykaz zaliczeń jest dokumentem, na podstawie którego uczelnia macierzysta decyduje po powrocie studenta o zaliczeniu poszczególnych przedmiotów i przepisaniu ocen uzyskanych z egzaminów, a w konsekwencji - o zaliczeniu okresu studiów.
•    Potwierdzenie terminu pobytu (Letter of confirmation)
Dokument, który wypełnia uczelnia zagraniczna, potwierdzający daty rozpoczęcia i zakończenia stypendium.
Oryginały dokumentów wraz z kserokopią należy donieść koordynatorowi programu w ciągu 30 dni od dnia zakończenia stypendium.
•    Karta Zaliczeń
Dokument wypełniany przez studenta określający ewentualne różnice w standardach nauczania, które student będzie musiał zaliczyć po powrocie na uczelnię macierzystą.
Jest to lista przedmiotów/zajęć z programu kształcenia na AWF Katowiwce i przypisane im odpowiedniki/równoważniki przedmiotów/zajęć z programu kształcenia w uczelni partnerskiej.
•    Wypełnienie on-line ankiety studenta ERASMUSa
Po powrocie z instytucji przyjmującej student jest zobowiązany wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa. Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. Ankieta wypełniana jest on-line - dostęp do ankiety przez stronę internetową Narodowej Agencji www.erasmus.org.pl (zakładka - Informacje dla studentów - Ankieta Stypendysty Erasmusa).
 
Wejście do formularzy możliwe jest po zalogowaniu się – wymagane jest wpisanie nazwy użytkownika: student oraz hasło: erazm, a w dalszej części ankiety nr umowy pomiędzy studentem a uczelnią macierzystą.
 

KROK X
Zaliczenie okresu studiów za granicą
W oparciu o dokumenty - porozumienie o programie zajęć, wykaz zaliczeń, potwierdzenie terminu pobytu i kartę zaliczeń student udaje się do odpowiedniego na wydziale prodziekana ds. studenckich/nauczania.
Przedmioty zaliczone za granicą pokrywające się z programu na uczelni macierzystej stanowić będą podstawę do uzyskania zaliczenia. Przedmioty wykraczające poza program opuszczonego semestru zostaną zaliczone do indywidualnego programu.