Zadania działu

 

Do zasadniczych zadań działu spraw pracowniczych i płac należą sprawy:

  • osobowe,
  • kształcenia, dokształcania i doskonalenia kwalifikacji pra­cowników,
  • socjalno-bytowe,
  • analiz dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, kwalifikacji pracowników spraw socjalno bytowych i innych związanych ze specyfiką działu,
  • rozliczeń płac

 

Do zadań działu w zakresie spraw osobowych należy w szczególności:

  1. realizowanie zakładowej polityki zatrudnieniowej we współdziałaniu z kierownictwami komórek organizacyjnych Akademii oraz urzędami pracy,
  2. nadzorowanie realizacji przepisów prawa pracy i prowadzenie działalności informacyjnej w tym zakresie wśród załogi Aka­demii,
  3. realizowanie polityki zatrudnieniowej, płacowej, szkoleniowej, socjalnej oraz ocen, wyróżnień i awansów, określonej wg właściwości przez Rektora, Kanclerza, Dziekanów, a także w przypadkach określonych odrębnymi przepisami w uzgodnieniu z organizacjami związkowymi, przez:
  • właściwy dobór nowych kadr i wykorzystanie istniejącego potencjału zasobów kadrowych, na podstawie uzasadnionych wniosków kierowników jednostek organiza­cyjnych,
  • przedkładanie wniosków w sprawie projektów wewnętrznych zarządzeń , regulaminów z zakresu spraw bedących w sferze działu
  • składanie propozycji związanych z ustawowymi regulacjami płac, jak również bieżącymi innymi, uzasadnionymi przeszeregowaniami,
  • organizowanie obligatoryjnych badań okresowych, szkoleń w zakresie bezpie­czeństwa i higieny pracy ,
  • przygotowywanie wykazu nauczycieli akademickich kwalifikujących się  do oceny w danym roku kalendarzowym
  1. załatwianie wszelkich spraw związanych z przyjmowaniem do pracy w ramach stosunku pracy oraz kontrola i rejestracja umów o dzieło i umów – zleceń, z zachowaniem odpowiednich przepisów ustawy prawo o szkolnictwie wyższym, prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w szczególności przez:
  • uzyskanie kompletu niezbędnej dokumentacji osobowej  w tym kwestionariuszy osobowych zaświadczeń dyplomów stwierdzających  kwalifikacje  i przebieg dotychczasowego zatrudnienia a w uzasadnionych przypadkach poświadczenia niekaralności, zdolności do czynności prawnych, oświadczenia o podstawowym lub dodatkowym miejscu pracy oraz uprawnień do emerytury czy renty,
  • wstępne uzgodnienie przyjęcia z bezpośrednim przełożonym jednostki organizacyjnej oraz uzyskanie akceptacji wg właściwości Rektora lub Kanclerza,
  • uzyskanie zaświadczenia o zdolności do pracy kandydata,
  • wręczenie pracownikowi odpowiedniej umowy o zawarciu stosunku pracy podpisanej wg właściwości przez Rektora lub Kanclerza,
  • wydanie pracownikowi karty obiegowej przyjęcia i skierowania na szkolenie bhp oraz szkolenie z zakresu ryzyka zawodowego,
  • sporządzenie i przekazanie do 7 dni dokumentacji ubezpieczeniowej do ZUS,
  1. załatwianie wszelkich spraw związanych z rozwiązaniem sto­sunku pracy, w szczególności przez:
  • wnikliwe rozpatrywanie spraw zwolnienia pracownika (zgodność z prawem pracy),
  • dokonywanie uzgodnień z organizacjami związkowymi,
  • dokonywanie formalności związanych z odejściem pracownika po przedłożeniu przez niego potwierdzonej karty obiegowej,
  1. załatwianie wszelkich spraw dotyczących urlopów pracowniczych, w szczególności przez prowadzenie pełnej dokumentacji i ewidencji urlopów,
  1. opracowywanie zasad dyscypliny pracy oraz współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Akademii w organizowaniu kontroli przestrzegania dyscypliny pracy; realizowanie spraw związa­nych z dyscypliną pracy, w szczególności przez:
  • przyjmowanie i ewidencjonowanie zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy,
  • niezwłoczne zawiadamianie przełożonych o nieobecności pracownika na podstawie zaświadczenia lub innych informacji,
  • występowanie z wnioskami o zastosowanie środków odpowiedzialności służbowej lub innych w razie naruszenia prze­pisów o dyscyplinie pracy,
  • prowadzenie analiz nieobecności w pracy i ich przyczyn oraz przedkładanie odpowiednich wniosków w tym zakresie,
  • ustalanie przyczyn nieobecności pracownika, który nie powiadomił Akademii o powodach nie stawienia się do pracy,
  • kontrolowanie wniosków w sprawie pracy w godzinach nadliczbowych,
  • prowadzenie ewidencji poleceń wyjazdów służbowych,
  • gromadzenie i ewidencjonowanie wszelkich dokumentów dotyczących dyscypliny pracy,
  1. prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia, w szczególności przez:
  • organizowanie obowiązkowych badań lekarskich pracowników,
  • przenoszenie do odpowiedniej pracy – zgodnie z zaleceniami lekarskimi – kobiet w ciąży, pracowników po wypadkach przy pracy lub z objawami choroby zawodowej,
  • wydawanie dokumentów potwierdzających uprawnienia do świadczeń zdrowotnych
  1. prowadzenie spraw ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin, w szczególności przez:
  • udzielanie pracownikom i członkom ich rodzin szerokiej informacji o przysługujących im świadczeniach z ubezpieczenia społecznego,
  • kompletowanie niezbędnych dokumentów do wniosków o emerytury i renty,  ,
  • bieżące i terminowe informowanie właściwych oddziałów ZUS o przyjęciach do pracy, zwolnieniach (w ramach stosunku pracy jak i umów – zleceń i umów o dzieło) oraz o zmianach danych osobowych pracowników, stosując obowiązujące druki zgłoszeniowe i wyrejestrowujące  w systemie „ Płatnik”.
  1. prowadzenie akt osobowych i innych w zakresie spraw pracow­niczych oraz ich ewidencji, w szczególności przez:
  • ewidencję pracowników pozostających w stosunku pracy, zatrudnionych w ramach umów-zleceń i umów o dzieło  oraz akt osobowych związanych ze stosunkiem pracy – w tradycyjnej formie dokumentalnej, jak również w formie informatycznej,
  • wydawanie upoważnionym pracownikom zaświadczeń związanych ze stosunkiem pracy oraz legitymacji służbowych i ich prolongowanie,
  • uwierzytelnianie dla potrzeb działu odpisów dokumentów dotyczących spraw pracowniczych,
  • potwierdzanie dla potrzeb Akademii  tożsamości podpisu pracownika,
  1. przestrzeganie przepisów o tajemnicy państwowej i służbowej, o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych,
  2. planowanie i racjonalizacja  zatrudnienia i funduszu płac, prowadzenie właściwej gospodarki funduszem oraz bieżące kontrolowanie  wykonania,
  3. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników nie będących nauczycielami akademickimi,
  4. współpraca z Wydziałami i jednostkami ogólnowydziałowymi  w zakresie zatrudniania nauczycieli akademickich,

 

Do zadań działu w zakresie kształcenia, dokształcania i doskonalenia kwalifikacji pracowników należy w szczególności:

  • określanie potrzeb i opracowywanie planów podnoszenia kwali­fikacji pracowników w różnych formach kształcenia, dokształ­cania i doskonalenia oraz określanie wysokości środków fi­nansowych niezbędnych do realizacji tych zadań,
  • organizowanie dokształcania i doskonalenia za­wodowego pracowników

 

Do zadań działu w zakresie spraw socjalno-bytowych na­leży w szczególności:

  • opracowywanie kryteriów i form udzielania pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na cele socjalne i bytowe, realizacja wniosków o udzielenie takiej pomocy – przy współpracy pracodawcy i organizacji  związkowych,
  • administrowanie zakładowym funduszem socjalnym; realizowanie decyzji pracodawcy i związków zawodowych  działających w Akademii w zakre­sie podziału tego funduszu na poszczególne cele,

 

Do zadań działu w zakresie spraw techniczno-organiza­cyjnych związanych z funkcjonowaniem działu należy w szczegól­ności:

  • obsługa administracyjna  komisji uczelnianych: konkursowej, oceniającej,
  • ostateczna redakcja wniosków o przyznanie  orderów, odznaczeń  państwowych i resortowych
  • Rzetelne i terminowe sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej, analiz, zestawień w zakresie dotyczącym działu.

 

Do zadań działu w zakresie rozliczeń plac należy w szczególności:

  • sporządzanie list płac pracowników Akademii na podstawie właściwych dokumentów (mianowania, umowy o pracę itp.),
  • dokonywanie obowiązkowych potrąceń z wynagrodzeń,
  • sporządzanie list wypłat zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych wynikających z ubezpieczenia społecznego,
  • sporządzanie wypłat wynagrodzeń bezosobowych i honora­riów,
  • prowadzenie analitycznej ewidencji rozrachunków z pracowni­kami z wszelkich tytułów,
  • bieżące prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników Akade­mii (dokumentacja płac: materiały źródłowe do obliczania wy­sokości płac, premii, potrąceń itp.),
  • okresowe analizowanie stanu należności pracowników i egze­kwowanie tych należności,
  • gromadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej wyna­grodzeń, zasiłków z ubezpieczenia społecznego i potrąceń,
  • wydawanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń oraz przesyła­nie informacji o wysokości zarobków do właściwych instytu­cji,
  • sporządzanie dokumentacji w zakresie finansowym dla celów emerytalnych i rentowych,
  • prowadzenie korespondencji w sprawach zarobków i zasiłków pracowników Akademii.